「仮払金」と「立替金」。
どちらも、
会社がお金を先に払って、あとで精算する
という場面で出てくる勘定科目です。
そのため、
「仮払金と立替金って、何が違うの？」
と迷いやすいですよね。
実は、この2つは、
「何のために払ったお金なのか」
を見ると、かなり簡単に区別できます。
この記事では、仮払金と立替金の違いを、初心者向けにやさしく解説します。
まず結論！仮払金と立替金の違い
最初に結論を見てみましょう。
| 仮払金 | 立替金 | |
|---|---|---|
| 共通点 | 一時的に支払ったお金 | 一時的に支払ったお金 |
| ポイント | 使い道や金額がまだ確定していない | 本来は他の人・会社が負担する |
| その後 | 実際の費用などに振り替える | 本来の負担者から返してもらう |
| 分類 | 資産 | 資産 |
| イメージ | 「とりあえず払っておこう」 | 「代わりに払っておこう」 |
一言でいうと、
仮払金＝「何にいくら使うか、まだ分からない」
立替金＝「他の人が負担するお金を、代わりに払った」
です。
この違いを押さえておけば、かなり区別しやすくなります。
仮払金とは？
仮払金とは、
使い道や金額がまだ確定していないけれど、とりあえず先に支払ったお金
です。
例えば、社員が出張に行くことになったとします。
交通費や宿泊費など、実際にいくらかかるかはまだ分かりません。
そこで会社が、
「とりあえず10万円渡しておくので、帰ってきたら精算してください」
と社員に10万円を渡しました。
この10万円が、
仮払金
です。
仮払金のポイントは「まだ中身が決まっていない」
仮払金で大切なのは、
「何にいくら使うのかが、まだ確定していない」
ということです。
例えば、10万円を渡した時点では、
- 電車代はいくら？
- ホテル代はいくら？
- タクシー代はいくら？
- その他の費用はいくら？
ということがまだ分かりません。
そのため、いったん、
仮払金
として処理しておきます。
そして、出張から戻ってきて実際の金額が分かったら、
旅費交通費などの本来の勘定科目に振り替える
という流れになります。
立替金とは？
一方、立替金とは、
本来は他の人や会社が負担するお金を、会社が代わりに支払ったもの
です。
例えば、社員が負担するべき費用1万円を、会社が一時的に支払ったとします。
この1万円は会社自身の費用ではありません。
最終的には、
社員から1万円を返してもらう
ことになります。
このような場合に、
立替金
として処理します。
立替金のポイントは「誰が負担するかが決まっている」
立替金では、
「最終的に誰が負担するのか」
がポイントです。
例えば、
「この1万円は社員が負担する」
と最初から決まっているとします。
でも、会社が一時的に代わりに支払いました。
すると、
会社が代わりに払った
↓
あとで社員から返してもらう
↓
立替金
となります。
つまり、
立替金＝あとで返してもらうことが分かっているお金
というイメージです。
ここが違う！「何が決まっていないのか？」
仮払金と立替金を区別するポイントは、
「何が決まっていないのか？」
と考えることです。
仮払金の場合
使い道や金額がまだ決まっていない
例えば、
「出張費として、とりあえず10万円渡しておこう」
↓
実際に何にいくら使ったかは、あとで分かる
↓
仮払金
です。
立替金の場合
誰が負担するのかは決まっている
例えば、
「この1万円は社員が負担する。でも会社が先に払っておこう」
↓
あとで社員から返してもらう
↓
立替金
です。
図でイメージしてみよう
仮払金
会社
↓ とりあえず10万円渡す
社員
↓
出張で実際に使う
↓
あとで精算
↓
旅費交通費などに振り替える
立替金
会社
↓ 代わりに1万円払う
本来の負担者
↓
あとで返してもらう
↓
立替金がなくなる
「仮払金」と「立替金」は、どちらも資産
ここも重要なポイントです。
仮払金も立替金も、
資産
に分類されます。
「お金を払ったのだから、費用じゃないの？」
と思うかもしれません。
しかし、どちらの場合も、支払った時点では、
会社の費用として確定していない
からです。
仮払金の場合
会社からお金を渡したけれど、
まだ何にいくら使ったのか分からない
↓
あとで精算する
↓
仮払金という資産になります。
立替金の場合
会社が代わりにお金を払ったけれど、
あとで本来の負担者から返してもらえる
↓
お金を受け取る権利がある
↓
立替金という資産になります。
仕訳で比べてみよう
仮払金の仕訳
社員に出張費として10万円を仮払いした場合、
借方：仮払金 100,000円
貸方：現金 100,000円
です。
この時点では、まだ実際の費用が確定していません。
立替金の仕訳
会社が社員に代わって1万円を支払った場合、
借方：立替金 10,000円
貸方：現金 10,000円
です。
この場合は、
あとで社員から返してもらう
という前提です。
その後の処理も違う
仮払金と立替金は、その後の処理も違います。
仮払金の場合
例えば、10万円を仮払いして、
実際には8万円を使ったとします。
すると、
10万円を仮払い
↓
8万円を実際に使用
↓
2万円を返金
↓
仮払金を精算
という流れになります。
最終的には、
旅費交通費などの費用8万円
が計上されます。
立替金の場合
会社が1万円を立て替え、
あとで社員から1万円を返してもらったとします。
すると、
会社が1万円を立て替える
↓
立替金1万円
↓
社員から1万円を返してもらう
↓
立替金ゼロ
となります。
会社の費用にはなりません。
具体例で比べてみよう
ここでは、2つのケースを並べてみましょう。
ケース① 出張費をとりあえず渡した
社員が出張に行くことになりました。
いくら使うか分からないので、会社が10万円を渡しました。
この場合、
仮払金
です。
なぜなら、
何にいくら使うのかが、まだ確定していない
からです。
ケース② 社員が負担する費用を会社が払った
社員が負担するべき1万円を、会社が代わりに支払いました。
あとで社員から1万円を返してもらいます。
この場合、
立替金
です。
なぜなら、
最終的に社員が負担することが決まっている
からです。
「前払金」とも比べてみよう
ここで、以前の記事で紹介した、
前払金
も一緒に考えてみましょう。
この3つは、どれも「先にお金を払う」ので、混同しやすい勘定科目です。
前払金
自分が購入する商品などの代金を先に払う
↓
商品などをあとで受け取る
↓
前払金
仮払金
使い道や金額がまだ確定していないお金を先に払う
↓
あとで精算する
↓
仮払金
立替金
他の人・会社が負担するお金を代わりに払う
↓
あとで返してもらう
↓
立替金
3つを整理するとこうなる
| 勘定科目 | 何をしている？ | 一番のポイント |
|---|---|---|
| 前払金 | 自分のために先に払う | 商品などの内容が決まっている |
| 仮払金 | とりあえず先に払う | 使い道・金額がまだ確定していない |
| 立替金 | 他人の代わりに払う | 本来の負担者が決まっている |
この3つを、
「何のために払ったの？」
と考えてみると分かりやすくなります。
迷ったら、この3つの質問
仮払金と立替金で迷ったときは、次の順番で考えてみましょう。
① 何に払うか決まっている？
YES
↓
前払金などを考える
NO
↓
仮払金を考える
② 他の人・会社が最終的に負担する？
YES
↓
立替金を考える
NO
↓
会社自身の費用などを考える
③ あとで何をする？
実際の費用などに振り替える
↓
仮払金
本来の負担者から返してもらう
↓
立替金
この考え方で整理すると、勘定科目の名前を丸暗記しなくても判断しやすくなります。
「仮払金」と「立替金」の違いを一言でいうと？
一言でまとめるなら、
仮払金＝「何にいくら使うか、まだ分からないから、とりあえず払ったお金」
立替金＝「他の人・会社が負担するお金を、代わりに払ったお金」
です。
どちらも一時的な勘定科目ですが、
仮払金は「使い道・金額」
立替金は「負担者」
に注目すると、違いが見えてきます。
まとめ
仮払金と立替金の違いを整理してみましょう。
- 仮払金は、使い道や金額がまだ確定していないお金
- 立替金は、他の人や会社が負担するお金を代わりに払ったもの
- どちらも資産に分類される
- 仮払金は、あとで実際の費用などに振り替える
- 立替金は、あとで本来の負担者から返してもらう
- 仮払金＝「とりあえず払った」
- 立替金＝「代わりに払った」
特に覚えておきたいのは、
仮払金 → 「何に使うか、まだ分からない」
立替金 → 「誰が負担するか、分かっている」
という違いです。
「仮払金」と「立替金」が出てきたら、
「これは、とりあえず払ったの？ それとも、誰かの代わりに払ったの？」
と考えてみてください。
この2つの違いが分かれば、勘定科目の名前をただ暗記するよりも、ずっと理解しやすくなります。
会計は、「お金が動いた」だけを見るのではなく、「そのお金は最終的に誰のものなのか」「何のためのお金なのか」を考えると、勘定科目の意味が見えてきます。
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