「立替金」という勘定科目を見たことがありますか？
経理ではよく使われる勘定科目ですが、
「普通にお金を払ったのに、なぜ費用じゃないの？」
と思うかもしれません。
立替金を一言でいうと、
「本来は他の人や会社が負担するお金を、会社が一時的に代わりに払ったもの」
です。
この記事では、立替金がどんなときに使われるのか、そしてよく似ている「仮払金」とは何が違うのかを、初心者向けに分かりやすく説明します。
立替金とは？
立替金とは、
本来は他の人や会社が支払うべきお金を、会社が一時的に代わりに支払ったときに使う勘定科目
です。
例えば、社員が会社のために使った交通費を、会社があとから精算するケースを考えてみましょう。
社員が電車代5,000円を自分のお金で支払いました。
この5,000円は、最終的には会社が負担するお金です。
会社が社員に5,000円を返すのであれば、通常は「立替金」ではなく、会社の費用として処理することになります。
一方、例えば社員が本来負担すべき費用を会社が一時的に支払った場合は、
「あとで社員から返してもらうお金」
となります。
このようなときに使われるのが、
立替金
です。
立替金のポイントは「誰が負担するのか」
立替金を理解するうえで、一番大切なのが、
「最終的に誰が負担するお金なのか？」
ということです。
例えば、
会社が社員の個人的な費用1万円を、社員に代わって支払ったとします。
この1万円は、
会社の費用ではありません。
最終的には社員が負担するお金だからです。
会社から見ると、
「社員に代わって1万円払ったので、あとで1万円返してもらう」
という状態です。
そのため、
立替金
として処理します。
立替金の流れをイメージしよう
立替金は、次のような流れで考えると分かりやすいでしょう。
① 本来は他の人が支払う
↓
② 会社が代わりに支払う
↓
③ 会社のお金が出ていく
↓
④ 立替金として処理する
↓
⑤ 本来の負担者からお金を返してもらう
↓
⑥ 立替金がなくなる
つまり、
立替金は「あとで返してもらうための一時的なお金」
と考えるとイメージしやすいでしょう。
「お金を払ったのに、なぜ費用じゃないの？」
ここが立替金の一番大切なポイントです。
例えば、会社が1万円を支払ったとします。
普通なら、
「会社がお金を払った → 費用が発生した」
と思いますよね。
しかし、立替金の場合は違います。
会社が支払った1万円は、
本来は他の人が負担するお金
だからです。
会社自身が負担する費用ではありません。
そのため、
費用ではなく、あとで返してもらう権利
として扱います。
この「あとで返してもらう権利」があるため、
立替金は資産
に分類されます。
立替金は「資産」
例えば、会社が社員の代わりに10,000円を支払ったとします。
会社から見ると、
「社員から10,000円を返してもらえる」
という状態です。
つまり、
将来お金を受け取る権利
があります。
そのため、立替金は、
資産
です。
イメージすると、
会社が代わりに払う
↓
会社のお金は減る
↓
でも、あとで返してもらえる
↓
立替金という資産が残る
ということです。
仕訳を見てみよう
例えば、会社が社員に代わって10,000円を支払ったとします。
社員が負担するお金なので、あとで社員から返してもらいます。
この場合、
借方：立替金 10,000円
貸方：現金 10,000円
となります。
ポイントは、
費用を計上していない
ことです。
会社から見ると、10,000円は「会社の費用」ではなく、
「あとで返してもらうお金」
だからです。
あとで返してもらったら？
後日、社員から10,000円を返してもらったとします。
すると、
借方：現金 10,000円
貸方：立替金 10,000円
となります。
これで、
立替金はゼロ
になります。
つまり、
会社が代わりに払う
↓
立替金が発生
↓
あとで返してもらう
↓
立替金がなくなる
という流れです。
立替金の具体例
立替金が使われる場面には、いくつかあります。
① 社員の個人的な費用を会社が一時的に支払った
例えば、社員が負担するべき費用を、会社が一時的に支払った場合です。
会社から見ると、
「あとで社員から返してもらう」
ので、立替金になります。
② 他社が負担する費用を会社が支払った
例えば、グループ会社が負担すべき費用を、親会社が一時的に支払った場合です。
最終的にはグループ会社から返してもらうので、
立替金
として処理することがあります。
③ 取引先のために一時的に支払った
取引先が負担するべき費用を、会社が一時的に支払う場合もあります。
この場合も、
あとで取引先から回収する
のであれば、立替金として処理することがあります。
立替金と「仮払金」の違い
ここは非常に重要です。
立替金とよく似ている勘定科目に、
仮払金
があります。
どちらも、
「あとで精算するお金」
というイメージがあるため、混同しやすいですよね。
でも、考え方は違います。
仮払金は「まだ内容が確定していない」
例えば、社員が出張に行くことになりました。
会社が、
「とりあえず10万円渡しておくので、帰ってきたら精算してください」
と社員に10万円を渡したとします。
この時点では、
- 何に使うのか
- いくら使うのか
がまだ確定していません。
そのため、
仮払金
です。
つまり、
仮払金＝使い道や金額がまだ確定していない
というのがポイントです。
立替金は「誰が負担するかが決まっている」
一方、立替金の場合は、
誰が最終的に負担するのかが分かっています。
例えば、
「この1万円は社員が負担する。でも会社が先に払っておこう」
という場合です。
会社が1万円を支払う
↓
社員が負担することが決まっている
↓
あとで社員から1万円を返してもらう
↓
立替金
となります。
仮払金と立替金を比べてみよう
| 仮払金 | 立替金 | |
|---|---|---|
| 何のお金？ | とりあえず先に渡したお金 | 他人の代わりに払ったお金 |
| 使い道 | まだ確定していない | 内容・負担者が決まっている |
| 最終的に誰が負担？ | 精算して決まる | 最初から他人が負担 |
| その後 | 費用などに振り替える | 相手から返してもらう |
| 分類 | 資産 | 資産 |
一言で覚えるなら、
仮払金＝「何に使うか、まだ分からない」
立替金＝「誰のためのお金か、分かっている」
です。
「前払金」とも比べてみよう
もう一つ、名前が似ているのが、
前払金
です。
前払金も「先にお金を払う」ので、立替金と混同しやすい勘定科目です。
しかし、こちらも考え方は違います。
前払金
自分が購入する商品などの代金を、先に支払う
例えば、
「商品を購入するために、代金10万円を先に支払った」
↓
前払金
です。
立替金
他の人が負担するお金を、会社が代わりに支払う
例えば、
「社員が負担する1万円を、会社が代わりに支払った」
↓
立替金
です。
つまり、
前払金＝自分が負担するものを先に払う
立替金＝他の人が負担するものを代わりに払う
という違いです。
「仮払金・前払金・立替金」を整理しよう
ここまで出てきた3つを並べると、かなり分かりやすくなります。
| 勘定科目 | イメージ | ポイント |
|---|---|---|
| 仮払金 | とりあえず払う | 使い道・金額がまだ確定していない |
| 前払金 | 先に払う | 自分が購入する商品などの代金 |
| 立替金 | 代わりに払う | 他人・他社が負担するお金 |
つまり、
「誰が負担するのか？」
と
「内容が決まっているのか？」
を見ると、区別しやすくなります。
立替金は「あとで返してもらう権利」
立替金を理解するときは、
「会社が一時的にお金を出しているだけ」
と考えると分かりやすいでしょう。
会社が負担するわけではありません。
本来の負担者が別にいるので、
あとでその人や会社から返してもらいます。
だから、
立替金＝あとで返してもらう権利
なのです。
そして、「あとで返してもらう権利」なので、
資産
になります。
立替金はずっと残しておくものではない
立替金は、
一時的な勘定科目
です。
本来の負担者からお金を返してもらったら、
立替金はなくなります。
そのため、立替金の残高が長期間残っている場合には、
「これは誰の負担分なのか？」
「いつ回収するのか？」
を確認することが大切です。
経理では、立替金を計上したら、その後の回収まできちんと管理することが重要です。
迷ったときは「誰のお金？」と考えよう
立替金で迷ったときは、
「この費用は最終的に誰が負担するの？」
と考えてみてください。
会社が負担する
↓
会社の費用になる可能性が高い
他の人・会社が負担する
↓
会社が代わりに払ったのであれば、
立替金
を考えます。
この考え方を使うと、立替金がかなり分かりやすくなります。
立替金を一言でいうと？
立替金を一言でまとめるなら、
「本来は他の人や会社が負担するお金を、会社が代わりに払ったもの」
です。
会社から見ると、
「あとで返してもらえるお金」
なので、資産になります。
まとめ
立替金について、ポイントを整理してみましょう。
- 立替金は、他の人や会社が負担するお金を代わりに払ったもの
- 会社自身の費用ではない
- あとで本来の負担者から返してもらう
- そのため、立替金は資産
- 返してもらったら立替金はなくなる
- 一時的な勘定科目なので、長期間残さないことが大切
そして、よく似ている仮払金との違いは、
仮払金＝「何にいくら使うか、まだ確定していない」
立替金＝「他の人が負担することが決まっていて、会社が代わりに払った」
と考えると分かりやすいでしょう。
また、前払金との違いは、
前払金＝「自分が負担するものを先に払う」
立替金＝「他の人が負担するものを代わりに払う」
です。
簿記で「立替金」が出てきたら、
「これは会社のお金だけど、最終的には誰のお金なの？」
と考えてみてください。
その答えが、
「他の人や会社が負担して、あとで返してもらう」
なら、立替金のイメージです。
勘定科目を丸暗記するより、「誰が最終的に負担するのか？」と考えると、立替金はぐっと分かりやすくなります。
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