経理の仕事をしていると、やることが次から次へと出てきます。
今日やる仕事、月末にやる仕事、誰かから資料をもらってから進める仕事、期限が決まっている仕事……。
しかも、仕事をしている途中で、ふと、
「あ、これもやらなきゃ」
と思い出すこともあります。
こうした仕事を全部、頭の中だけで覚えておくのは大変です。
なぜなら、人間は時間がたつと忘れてしまうからです。
だからこそ、経理のタスク管理では、仕事を「覚えておく」のではなく、頭の中から外に出して、いつでも見えるようにしておくことが大切だと思います。
経理の仕事は、頭の中だけでは管理しきれない
経理には、いろいろな種類の仕事があります。
- 毎日やる仕事
- 毎週やる仕事
- 月末・月初にやる仕事
- 決算のときにやる仕事
- 年に一度しかない仕事
- 誰かから資料をもらってから進める仕事
- 突然依頼される仕事
これだけの仕事を、すべて頭の中で覚えておくのは簡単ではありません。
しかも、仕事をしていると、途中で別のことを思い出します。
「そういえば、○○の確認もしなきゃ」
「○○さんに資料をお願いしていたな」
「来週までに、あれもやらないといけない」
こうしたことが次々に出てきます。
だから、まず大切なのは、思い出したことを頭の中だけに置いておかないことです。
「あ、これやらなきゃ」と思ったら、とりあえずメモする
私自身、仕事をしている途中で、ふと別の仕事を思い出すことがあります。
でも、そのたびに今やっている仕事を中断して、その仕事を始めてしまうと、今度は元の仕事が進みません。
そこで、私は、
「あ、これやらなきゃ」
↓
とりあえずカレンダーのタスクにメモ
↓
今やっていた仕事に戻る
ということをしています。
どんなに小さなことでも、とりあえず書いておく。
その場ですぐにやる必要はありません。
まず、「忘れない場所に置く」ことを優先します。
そうすれば、今やっている仕事に集中しやすくなります。
タスクを書いたこと自体を忘れることもある
ここで、もう一つ問題があります。
「タスクを書いたから、これで安心」と思っても、時間がたつと、
そのタスクを書いたこと自体を忘れてしまう
ことがあります。
人間なので、これは仕方ありません。
だからこそ、タスクは「どこかに保存しておく」だけではなく、毎日見る場所に置いておくことが大切です。
朝、仕事を始めたときに見る。
仕事の途中でも見る。
そして、仕事を終える前にも見る。
「今日やること」
「まだ終わっていないこと」
「誰かの回答を待っていること」
などが、いつでも目に入るようにしておきます。
「覚える」のではなく、
「見れば思い出せる」状態をつくる
これが、タスク管理の大きな役割だと思います。
未完了のタスクが増えても、まずは気にしない
タスクをどんどん書いていくと、当然ですが、未完了のタスクも増えていきます。
正直、未完了のタスクがたくさん並んでいると、あまり気持ちのいいものではありません。
「こんなに残っている……」
と思ってしまうこともあります。
でも、タスク管理の最初の目的は、タスクをゼロにすることではありません。
まず大切なのは、
「やるべきことを忘れないこと」
です。
頭の中から外に出して、見えるようにしておく。
それだけでも、大きな意味があります。
そのあとで、優先順位をつければいいのです。
経理では「依頼された仕事を放置しない」ことが大切
経理のタスク管理で、特に大切だと思うのが、依頼された仕事を放置しないことです。
もちろん、経理が忙しい時期はあります。
月末・月初、決算、支払、税務申告など、仕事が集中することもあります。
だから、依頼された仕事をすぐにできないこと自体は、仕方のない場合もあります。
でも、問題なのは、
依頼される
↓
そのまま放置
↓
リマインドされる
↓
さらに放置
という状態です。
こうなると、単に「仕事が遅い」という問題ではなくなります。
「この人に依頼して大丈夫なのか？」
という、信頼の問題になってしまうからです。
忙しくても、「いつやるか」を伝える
忙しくて今すぐできないことは、誰にでもあります。
そんなときに大切なのは、仕事を放置することではなく、状況を相手に伝えることです。
たとえば、
「今週は難しいので、○日までに対応します」
「○○の確認が必要なので、確認でき次第対応します」
「今日は難しいですが、明日の午前中に確認します」
これだけでも、依頼した側は予定を立てやすくなります。
逆に、何も返事がないまま時間だけが過ぎると、依頼した側は、
「今どうなっているんだろう？」
「忘れていないかな？」
と、何度も確認しなければならなくなります。
それは、依頼した側にとっても負担になります。
だから、「今すぐできない」ことと、「放置する」ことは別なのです。
タスク管理は、自分のためだけではない
タスク管理というと、自分の仕事を整理するためのものだと思いがちです。
もちろん、それも大切です。
でも、経理の場合は、それだけではありません。
経理の仕事は、前後の仕事につながっていることが多いからです。
たとえば、
資料をもらう
↓
内容を確認する
↓
仕訳・処理をする
↓
月次資料を作る
↓
確認・報告する
という流れになっている場合、一つの仕事が止まると、その先の仕事も止まります。
だからこそ、タスクを見える化することは、自分の仕事を管理するだけでなく、周りの人の仕事を止めないことにもつながります。
「優先順位」をつけることも大切
タスクを書き出しただけでは、今度はタスクがたくさん並ぶだけです。
そこで必要になるのが、優先順位です。
すべてを同じ重要度で扱う必要はありません。
たとえば、
- 今日中にやらなければならない仕事
- 期限は先だが、早めに着手したほうがいい仕事
- 誰かの回答待ちになっている仕事
- 急ぎではない仕事
などに分けて考えることができます。
特に経理では、「期限が決まっている仕事」や「他の人の仕事を止めてしまう仕事」は、優先順位を高くする必要があります。
タスクを見える化したうえで、優先順位をつける。
この二つがセットになって、初めてタスク管理が機能します。
タスク管理の方法に「正解」はない
ここまでタスク管理について書いてきましたが、すべての人に同じ方法が合うわけではありません。
紙に書く人もいるでしょう。
Excelを使う人もいるでしょう。
カレンダーを使う人もいれば、タスク管理アプリを使う人もいます。
大切なのは、どのツールを使うかよりも、
自分にとって
「忘れにくく、見返しやすい方法」
を見つけることだと思います。
私の場合は、仕事中にふと思い出したら、その場でカレンダーのタスクにメモします。
完璧な方法ではありません。
未完了タスクが増えてしまうこともあります。
それでも、頭の中だけに置いておくより、ずっと安心できます。
タスク管理は「仕事を終わらせる」ためだけではない
タスク管理をしていると、
「今日のタスクを全部終わらせよう」
と思ってしまうことがあります。
でも、経理の仕事では、毎日すべてのタスクがゼロになるとは限りません。
新しい仕事が入ってくるからです。
だから、タスク管理の目的を、
「全部終わらせる」
と考えるよりも、
「忘れない・放置しない・仕事を止めない」
と考えたほうが、実際の仕事には合っているのかもしれません。
これからは「AIに任せるタスク」も管理する
そして、これからの経理では、タスク管理そのものも少し変わっていくかもしれません。
AIにルーチン作業を任せられるようになれば、タスクは「自分がやる仕事」だけではなくなります。
たとえば
定型的な記帳 → AI
Excelの更新 → AI
データの照合 → AI＋人間
例外処理 → 人間
最終確認 → 人間
会計上の判断 → 人間
というように、「誰がやるか」まで含めてタスクを管理するようになるかもしれません。
そうなると、経理担当者の仕事は、自分で全部の作業をすることから、仕事の流れそのものを管理することへ変わっていきます。
まとめ｜「忙しい」よりも「放置しない」ことが大切
経理の仕事では、やることが次々に出てきます。
だから、人間の記憶だけに頼って仕事を管理するのは大変です。
思いついたら、とりあえずメモする。
そして、毎日見る場所に置いておく。
そこから、期限や重要度を考えて優先順位をつける。
特に大切なのは、依頼された仕事を放置しないことです。
忙しくてすぐにできないことはあります。
でも、その場合でも、
「いつやるのか」
「今どういう状況なのか」
を伝える。
それだけでも、仕事は止まりにくくなります。
タスク管理とは、
仕事を全部終わらせるためのものではない。
「忘れない・放置しない・仕事を止めない」ための仕組みです。
そしてこれからは、AIに任せられる仕事も増えていくでしょう。
そうなれば、人間は「作業する人」から、「仕事を管理し、結果を確認し、判断する人」へと少しずつ役割を変えていくのかもしれません。
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