経理の仕事を始めたばかりの頃、私は数字の確認にとても時間がかかっていました。
請求書や仕訳を一つひとつ見て、
「全部確認しなければ。」
そう思っていたからです。
でも、経験を積むにつれて、一番最初にやるべきことは違うと気づきました。
【💡ポイント】
👉 まずは合計を見る。
これは、私が今でも大切にしている経理の基本動作です。
会計は細かい数字の積み上げ
会計は、
- 売上
- 経費
- 請求書
- 仕訳
- 入出金
など、小さな数字の積み重ねでできています。
だから初心者ほど、
「まず明細を全部確認しよう」
と考えてしまいます。
私もそうでした。
しかし実務では、その順番ではありません。
まず見るべきなのは、全体の数字です。
最初に見るのは「合計」
例えば100件の請求書があるとします。
初心者は100件すべてを確認したくなります。
でも、経験者が最初に見るのは、
- 合計金額
- 件数
- 前月との比較
- 前年同月との比較
などの全体の数字です。
ここで、
- 先月より50万円多い
- 件数がいつもの半分しかない
という違和感があれば、その原因を探し始めます。
逆に、全体の数字に違和感がなければ、大きな間違いが起きている可能性は低くなります。
だから、最初に見るべきなのは明細ではなく、合計なのです。
数字の確認は「ズームアウト」と「ズームイン」の繰り返し
私は数字を確認するとき、
「ズームアウト」と「ズームイン」
を意識しています。
最初から細かい数字を見ることはありません。
まずはヘリコプターで空から街全体を見るように、数字全体を確認します。
例えば、
- 売上総額
- 経費総額
- 利益
- 売掛金残高
- 前月との比較
などです。
ここで違和感がなければ、そのまま次の仕事へ進みます。
もし違和感があれば、その部分だけを詳しく確認します。
【💡数字の確認の流れ】
🚁 ズームアウト
全体を見る（合計・件数・前月比較）
⬇
🔍 ズームイン
気になるところだけ詳しく確認する
⬇
🚁 ズームアウト
修正・確認後にもう一度全体を見る
私はこの流れを何度も繰り返しています。
木を見る前に、まず森を見る
私は数字を見るとき、
「木を見る前に、まず森を見る」
ことを意識しています。
初心者の頃は、一本一本の木ばかり見ていました。
でも実務では違います。
まず森全体を見て、
「どこに違和感があるだろう？」
と考えます。
そして、その場所だけを詳しく確認します。
つまり、
森を見る（ズームアウト）
↓
木を見る（ズームイン）
↓
もう一度森を見る（ズームアウト）
この繰り返しなのです。
「まず合計を見る」は、すべての経理業務で使える
この考え方は、
- 売上確認
- 経費確認
- 売掛金管理
- 買掛金管理
- 試算表チェック
- 固定資産管理
- 消費税・GSTチェック
など、ほぼすべての経理業務で使えます。
見る数字は違っても、
まず全体を見る
という考え方は変わりません。
合計を見る目的は、「どこを見るべきか」を決めること
「合計を見る」のは、
合計だけを確認したいからではありません。
どこを詳しく見るべきかを判断するためです。
合計はゴールではなく、
スタート地点です。
全体を見て、
違和感を見つけ、
必要なところだけを詳しく確認する。
この考え方が身につくと、数字を見るスピードも、精度も大きく変わってきます。
まとめ
- 会計は細かい数字の積み重ねでできている
- だからこそ最初に見るべきなのは合計
- 数字の確認はズームアウトとズームインの繰り返し
- 木を見る前に、まず森を見る
- 違和感があれば少しずつ原因を掘り下げる
- 「まず合計を見る」は、あらゆる経理業務で応用できる基本動作
【🌱会計サプリからのメッセージ】
👉 ヘリコプターで全体を眺めるようにズームアウトし、必要なところだけズームインする。
数字の確認とは、細かい数字を最初から追いかけることではありません。
まず全体を見る。
そして違和感があれば、その部分だけを深く確認する。
私は、この考え方こそが、経理で最も大切な基本動作だと思っています。
コメント